Ako na OneDrive

OneDrive je priečinok vo vašom počítači, ktorý je zároveň v cloude Microsoftu pod vaším univerzitným kontom. Čo doň dáte, objaví sa aj na druhom počítači, v telefóne a vo webovom prehliadači. Máte ho v cene licencie Microsoft 365, ktorú UNIZA dáva študentom aj zamestnancom, takže si za to už zaplatené máte.

Jedna vec sa ale hneď na začiatku pochopiť musí: OneDrive nie je záloha, je zrkadlo. Keď súbor zmažete v počítači, zmaže sa aj v cloude – presne to je jeho práca. Bezpečnostné siete existujú (kôš, verzie, obnova celého OneDrivu), ale sú krátkodobé a nie sú nekonečné. Podrobne o tom je sekcia nižšie a odporúčam ju prečítať ešte pred tým, než tam nasypete diplomovku.

Mám už OneDrive?

Väčšina ľudí ho má, len o tom nevie. Stlačte kláves WIN a napíšte onedrive.

• Ak vám ho Windows ponúkne, máte ho nainštalovaný a nasledujúcu kapitolu preskočte.
• Ak neponúkne, nainštalujte si ho podľa postupu nižšie.

Druhá kontrola: vpravo dole na hodinách hľadajte ikonku obláčika. Ak tam je, OneDrive beží. Ak má pri sebe šípky, práve niečo nahráva alebo sťahuje.

Ako ho nainštalovať

OneDrive je cloudová služba Microsoftu a na UNIZA je súčasťou služieb Microsoft 365. Prihlasujete sa univerzitným kontom – zamestnanci meno@uniza.sk, študenti meno@stud.uniza.sk – a heslom z IS UNIZA, nie novým.

• Vo Windows 11 už OneDrive nainštalovaný je. Väčšinou teda netreba inštalovať nič, len sa prihlásiť.
• Ak chýba, stiahnite si samostatnú aplikáciu OneDrive. Kvôli nej netreba inštalovať celý balík Microsoft 365: microsoft.com – stiahnuť OneDrive
• Ak chcete do počítača aj Word, Excel a PowerPoint, to je iná inštalácia – celý balík Microsoft 365 Apps z univerzitného portálu. Postup má Centrum IKT: Inštalácia Microsoft 365 do PC, prehľad služieb Microsoft 365 na UNIZA.

Koľko mám priestoru? Univerzitná wiki uvádza 1 TB, Microsoft však v roku 2024 model úložiska pre školy prekopal a licencia, ktorú škola prideľuje, dnes môže znamenať aj výrazne menej. Reálne číslo si zistite priamo: kliknite na obláčik pri hodinách, potom na ozubené koliesko a na „Konto“ – je tam, koľko z čoho máte využité. To isté vidíte aj vo webovom OneDrive (portal.office.com a dlaždica OneDrive) v ľavom paneli dole. Keby to nesedelo s tým, čo potrebujete, píšte Centru IKT – ja to za nich nastaviť neviem.

Nastavenie po prvom spustení

Kde má byť priečinok

Vo väčšine prípadov nechajte to, čo ponúkne, teda disk C:. Vďaka Súborom na požiadanie nemusia byť všetky súbory naraz fyzicky v počítači, takže plný disk C: dnes nie je taká hrozba ako kedysi.

• Ak máte druhý vnútorný disk s viac miestom, môžete priečinok umiestniť naň (ja tak mám D: v robote). Zmeniť sa to dá aj neskôr, ale je to otrava: treba OneDrive odpojiť, priečinok presunúť a konto znova prepojiť. Postup u Microsoftu
• Na vymeniteľný USB kľúč ani na SD kartu OneDrive nedávajte – Microsoft to nepodporuje.
• Ak dáte OneDrive inam než na C:, prečítajte si nižšie Keď sa disk zapĺňa – automatické uvoľňovanie miesta na iný disk nesiaha.

Priečinok „OneDrive – Žilinská univerzita v Žiline“ si OneDrive vytvorí sám, takže vyberte len disk, napríklad D:, a nič v ňom dopredu nevytvárajte.

Zálohovať Plochu, Dokumenty a Obrázky?

Ponúkne vám, že bude synchronizovať aj Plochu, Dokumenty, Obrázky (a niekedy Hudbu a Videá). Odporúčam to zapnúť – presne v týchto priečinkoch má väčšina ľudí to, čoho strata bolí, a presne tie sa pri preinštalovaní počítača zabudnú preniesť.

Čo je pri tom dobré vedieť:

• Plocha sa vám objaví aj na druhom počítači. Ak zálohujete Plochu na dvoch počítačoch prihlásených do toho istého OneDrivu, ich Plochy sa spoja a súbory sa medzi nimi prenášajú. Väčšinou je to výhoda, ale prekvapí to.
• Cesty sa zmenia. Z C:\Users\vy\Documents sa stane cesta vnútri OneDrive priečinka. Programy, ktoré si pamätajú absolútnu cestu (staršie účtovné, štatistické či inžinierske nástroje), to niekedy nezvládnu.
• Nie všetko sa prenesie. Zošity OneNote sa presunúť nedajú a súbory, ktoré sú práve otvorené, OneDrive preskočí. Poštové súbory Outlooku (.pst) sa v niektorých nastaveniach prenesú, ale nemali by – prečo, je v sekcii o limitoch.
• Lokálna cesta musí byť pod 260 znakov. Ak máte na Ploche priečinok v priečinku v priečinku s dlhými názvami, tá vetva sa nezazálohuje.
• Vypnúť sa to dá kedykoľvek, ale pýta sa vás, čo so súbormi: nechať ich len v OneDrive, alebo len v počítači. Prečítajte si tú otázku poriadne. Postup u Microsoftu

Ikonky pri súboroch

Táto funkcia sa volá Súbory na požiadanie (v Microsoftovej dokumentácii „onedrivové súbory na požiadanie“) a je to najlepšia vec na celom OneDrive. V Prieskumníkovi vidíte všetky svoje súbory, ale na disku zaberajú miesto len tie, ktoré ste naozaj otvorili.

Modrý obláčik – „súbor dostupný len online“

Súbor je len v cloude. Miesto na disku nezaberá. Keď ho otvoríte, stiahne sa – ale na to potrebujete internet.

Zelené začiarknutie – „lokálne dostupný súbor“

Súbor je aj v počítači, pretože ste ho niekedy otvorili. Funguje aj bez internetu. Windows ho po čase môže sám vrátiť späť do stavu „len online“.

Zelený krúžok s bielym začiarknutím – „vždy dostupný súbor“

Vy ste povedali „toto chcem mať vždy pri sebe“. Ostane v počítači, kým to nezrušíte.

Cez pravé tlačidlo na súbore alebo priečinku sa medzi tým prepína: Vždy ponechať v tomto zariadení a naopak Uvoľniť miesto. Uvoľnenie miesta súbor nemaže, len ho vráti do cloudu. Ako to funguje u Microsoftu

A tri ikonky, ktoré nehovoria o mieste na disku, ale o samotnej synchronizácii. Na začiatku sú ešte dôležitejšie než tie tri vyššie:

Kruhové šípky

Synchronizácia práve prebieha. Kým sa krútia, nie je všetko nahrané – toto je tá ikonka, na ktorú sa treba pozrieť pred vypnutím počítača.

Červený kruh s bielym krížikom

Súbor alebo priečinok sa synchronizovať nedá. Kliknite na obláčik pri hodinách a prečítajte si dôvod – zvyčajne je to zakázaný znak v názve, príliš dlhá cesta alebo plné úložisko. Viac v sekcii o limitoch.

Symbol pozastavenia

Synchronizácia je pozastavená a nikam sa nič nenahráva. Stane sa to napríklad na meranom pripojení alebo keď to niekto pozastavil a zabudol na to.

Ikonka s postavičkami znamená, že súbor alebo priečinok je zdieľaný s niekým ďalším.

Idete niekam bez internetu? Konferencia, vlak, chata, prednáška v suteréne. Deň predtým si na priečinku, ktorý budete potrebovať, kliknite pravým a dajte „Vždy ponechať v tomto zariadení“. Inak vás na mieste privíta obláčik a otázka, či ste online.

Posledný, ale najdôležitejší krok

Teraz to hlavné: dostať do priečinka OneDrivu (toho, ktorý ste si vybrali na začiatku, napríklad D:\OneDrive - Žilinská univerzita v Žiline) všetko, čo máte radi a na čom vám záleží. A tu si dajte pozor na poradie krokov, lebo práve tu sa dá naozaj prísť o dáta.

1. Súbory do priečinka OneDrivu skopírujte. Nepresúvajte ich.
2. Počkajte, kým obláčik pri hodinách prestane mať kruhové šípky – a kým pri ňom nie je červený krížik.
3. Overte si to nezávisle od počítača: otvorte OneDrive vo webovom prehliadači a pozrite sa, či tam súbory naozaj sú.
4. Až potom zmažte pôvodnú kópiu.

Prečo nie hneď presunúť: synchronizácia môže skončiť chybou, môže byť pozastavená a súbor môže mať názov, ktorý OneDrive neprijme. Pri presune ste originál medzitým už zmazali a nemáte kam siahnuť. Pri kopírovaní máte stále dve kópie a nič sa nedeje.

Na štvrtý krok ale nezabudnite. Dve kópie toho istého súboru sú dobré presne na tú jednu kontrolu – po pol roku už nikto nezistí, ktorá je tá platná, a upravovať budete striedavo obe.

Od tejto chvíle sa všetko, čo do toho priečinka dáte, samo nahrá do cloudu. Ak si OneDrive nainštalujete aj doma, to, čo uložíte v robote, sa objaví doma – a naopak. Doma pritom môže byť priečinok na úplne inom disku, na tom nezáleží.

Nie je to nahrávanie do cloudu, je to synchronizácia – a tá ide oboma smermi. Úprava, premenovanie aj zmazanie sa prenesú úplne rovnako ako nový súbor: do cloudu a na všetky ostatné zariadenia. Čo z toho vyplýva a ako sa z toho dostať, je v kapitole Synchronizácia nie je záloha.

Používanie

Kde ho vidíte

Ak stĺpec „Stav“ nevidíte, kliknite v Prieskumníkovi pravým na hlavičku stĺpcov a zapnite si ho. Bez neho neviete, čo máte pri sebe a čo len v cloude.

Automatické ukladanie

Vo Worde, Exceli a PowerPointe sa pri súbore uloženom v OneDrive automatické ukladanie zapne samo a zmeny sa ukladajú každých pár sekúnd. Prestanete strácať prácu pri vypnutí prúdu, spadnutí programu aj pri tom, keď zavriete okno a v zhone kliknete na „Neuložiť“. Ctrl+S už netreba mať v prstoch.

Nefunguje to všade: staré formáty .doc, .xls a .ppt automatické ukladanie nepodporujú a súbory .csv tiež nie. Ak vám prepínač zostáva vypnutý, pozrite sa najprv na formát súboru – a potom, či nie je pozastavená synchronizácia. Podrobnosti u Microsoftu

Má to aj druhú stranu. Keď v dokumente niečo pokazíte, uloží sa aj to – okamžite a bez otázky. Klasické „zavriem to bez uloženia a bude to ako predtým“ tu nefunguje. Namiesto toho použite históriu verzií, tá je hneď nižšie. A keď chcete pracovať na kópii, urobte si ju hneď na začiatku cez Súbor / Uložiť kópiu.

História verzií

OneDrive uchováva predchádzajúce verzie súborov – nie každý stlačený kláves, ale postupné stavy dokumentu. Keď teda niečo omylom prepíšete alebo z dokumentu vyhodíte a zistíte to až po 300 stranách, dá sa vrátiť k staršej verzii. Koľko verzií a ako dlho sa uchováva, nastavuje správca Microsoft 365 – typicky ide o rádovo stovky verzií (Microsoft pracuje so stropom 500), ale nie je to niečo, čo by vám ktokoľvek garantoval. A nie je to len pre wordovské súbory – verzie majú aj PDF, obrázky, videá aj CAD.

Otvoriť sa to dá dvomi cestami: v Office cez Súbor / Informácie / História verzií, alebo vo webovom OneDrive pravým tlačidlom na súbor a „História verzií“. Druhá cesta funguje na akýkoľvek súbor, aj taký, ktorý Office nikdy nevidel. Postup u Microsoftu

Keď sa disk zapĺňa

Windows si vie miesto uvoľňovať sám: Nastavenia / Systém / Ukladací priestor / Senzor ukladacieho priestoru. Tam sa nastavuje, po koľkých dňoch bez otvorenia sa má súbor vrátiť do cloudu (od Windows 11 22H2 je to štandardne 30 dní). Súbory označené „Vždy ponechať v tomto zariadení“ sú z toho vyňaté a nič sa nemaže – len sa to prestane rátať do obsadeného miesta na disku.

Senzor ukladacieho priestoru pracuje iba so systémovým diskom, teda s C:. Ak máte OneDrive na D:, automatické uvoľňovanie sa naň nevzťahuje a miesto si musíte uvoľňovať ručne – pravým tlačidlom na priečinok a „Uvoľniť miesto“. Je to jeden z mála argumentov, prečo OneDrive napriek všetkému nechať na C:.

Zdieľanie, Teams a SharePoint

Zdieľanie súboru alebo priečinka

Pravé tlačidlo na súbore alebo priečinku a zdieľať. Rovnaké to je aj vo webovom OneDrive a v Office. Vždy si najprv vyberáte, kto smie dovnútra:

Potom nastavujete, čo s tým smú robiť: upravovať, len pozerať, prípadne len komentovať a navrhovať zmeny. Pri odkaze typu „Každý“ sa dá pridať aj dátum platnosti, heslo a zákaz sťahovania.

Zdieľanie nie je jednosmerka – kedykoľvek sa dá pozrieť, kto k čomu má prístup, a odobrať ho. Pravé tlačidlo na súbore alebo priečinku a Spravovať prístup; to isté je aj vo webovom OneDrive. Raz do roka to stojí za prejdenie.

Oprava proti staršej verzii tejto stránky: žiadny limit „zdieľanie platí maximálne tri mesiace“ neexistuje. Expirácia je voliteľná, dá sa nastaviť len pri odkazoch typu „Každý“ a jej maximum určuje správca univerzity. Ak nič nenastavíte, odkaz platí, kým ho nezrušíte – čo je presne ten dôvod, prečo si raz do roka treba prejsť, čo všetko máte zdieľané. Vo webovom OneDrive to nájdete v ľavom paneli pod „Zdieľané – mnou zdieľané“.

Zdieľané veci, Teams a SharePoint

Keď vám niekto zdieľa priečinok, alebo pracujete s knižnicou tímu v Teams, nemusíte tam chodiť cez prehliadač. Máte dve možnosti a nie sú rovnocenné:

• Pridať odkaz do OneDrivu (v angličtine „Add shortcut to OneDrive“). Priečinok sa vám objaví medzi vlastnými – a hlavne na všetkých zariadeniach, kde ste prihlásení, pretože je to nastavené na konte. Miesto vo vašej kvóte to nezaberá, priestor sa počíta vlastníkovi. Toto Microsoft dnes odporúča ako prvú voľbu. Pridať sa dá až 100 priečinkov z jedného OneDrivu alebo tímu a 1000 takýchto odkazov celkovo (odkazov, nie súborov v nich – jeden odkaz môže viesť na priečinok s tisíckami súborov).
• Synchronizovať. Klasika, ale je to nastavené len na tom jednom počítači. Na druhom počítači si to musíte zapnúť znova.

Prakticky: odkaz do OneDrivu pre všetko, čo používate dlhodobo; synchronizácia len keď potrebujete konkrétnu knižnicu na konkrétnom stroji. Postup u Microsoftu

Zmazanie v zdieľanom priečinku je zmazanie pre všetkých. Ak si pridáte cudzí priečinok a vyhodíte z neho súbor, nezmizne vám len z počítača – zmizne aj vlastníkovi. Toto je najčastejší spôsob, akým sa v tíme „stratia“ dáta.

Synchronizácia nie je záloha

Toto je tá časť, pre ktorú stránka existuje. OneDrive robí presne jednu vec: dbá, aby cloud vyzeral rovnako ako váš počítač. Nič viac. Takže:

• Zmažete súbor v počítači → zmaže sa aj v cloude.
• Prepíšete dobrú verziu zlou → prepíše sa aj v cloude.
• Ransomware zašifruje vaše súbory → nasynchronizujú sa zašifrované. Do všetkých zariadení.

Záloha je kópia, ktorú nič nedokáže zmeniť naraz s originálom. OneDrive je zrkadlo, teda opak. Robí veľmi dobre to, čo má robiť – len to nie je záloha, ani keď to tak pri prvom nastavení vyzerá.

Tri záchranné siete, ktoré naozaj máte

Nie je to zúfalé – niečo tam je, len to treba poznať skôr, než to budete potrebovať:

Kôš, 93 dní

Zmazaný súbor sa dá vrátiť 93 dní, ak správca univerzity toto nastavenie nezmenil. Nie 30 – to je osobný OneDrive, nie školský. A pozor: 93 dní je celkovo, nie 93 v prvom koši a ďalších 93 v druhom. Ako obnoviť zmazané

História verzií

Súbor máte, ale je pokazený, prepísaný alebo zašifrovaný? Vráťte sa na starší stav. Funguje pre všetky typy súborov, nielen pre Office.

Obnovenie OneDrivu, 30 dní dozadu

Najsilnejší nástroj a málokto o ňom vie. Vráti celý váš OneDrive do stavu, v akom bol v ľubovoľnom momente za posledných 30 dní. Presne na situáciu „nejaký program mi prepísal tisíc súborov“. Nájdete to vo webovom OneDrive v nastaveniach. Postup u Microsoftu

Na čo sa nespoliehajte: že vás OneDrive na ransomware sám upozorní. Automatická detekcia existuje – keď zaberie, OneDrive vám pri obnove rovno predvyplní odporúčaný dátum – ale nedá sa počítať s tým, že útok vždy zachytí ani že ju má univerzitný tenant zapnutú. Šifrovanie vašich vlastných súborov vaším vlastným programom navyše nie je vírus, ktorý by mala zachytiť antivírusová kontrola. Obnova celého OneDrivu za posledných 30 dní je ale dostupná aj pre pracovné a školské kontá – spustíte si ju vy, ručne, a hlavne musíte vedieť, že existuje. Preto tento odsek.

Čo si k tomu spraviť

• Raz za semester kópiu naozaj dôležitého (diplomovka, dizertačka, dáta z merania, publikácie) na externý disk, ktorý potom odpojíte. Odpojený disk vám nikto nezašifruje.
• Odovzdanú verziu záverečnej práce si nechajte ako .pdf s dátumom v názve. Za desať rokov ju otvoríte, aj keď Word medzitým desaťkrát zmenil formát.
• Dvojfaktorové overenie na univerzitné konto. Keď je v cloude celý váš pracovný život, heslo samo je málo.
• Skúste si obnoviť jeden nepodstatný súbor z koša ešte dnes. Nacvičené je rýchlejšie ako naštudované o tretej ráno.

A keby sa to už stalo – zašifrované súbory, cudzí v konte, kliknuté na to, na čo nemalo – postup mám na samostatnej stránke: Už sa to stalo. Čo teraz?

Limity a čo do OneDrivu nedávať

A veci, ktoré tam technicky dať môžete, ale nerobte to:

Poštové súbory Outlooku (.pst, .ost)

OneDrive ich synchronizovať dokáže, len to robí zriedkavejšie než pri iných súboroch, aby nezaťažoval sieť. Pre aktívny dátový súbor Outlooku to aj tak nie je dobré miesto: mení sa neustále a po presune ho Outlook hľadá tam, kde bol. Poštu máte v Exchange, tá zálohu v OneDrive nepotrebuje.

Zošity OneNote

Nepresúvajte ich. OneNote sa synchronizuje sám, vlastnou cestou, a presun do OneDrive priečinka mu to len pokazí.

Databázy a súbory, do ktorých niečo píše nepretržite

Accessové databázy, súbory otvorené programom celý deň, logy. Menia sa každú chvíľu a program ich väčšinou drží otvorené alebo zamknuté. Výsledkom je synchronizácia, ktorá nikdy neskončí, konfliktné kópie – a v horšom prípade rozbitý súbor.

Disky virtuálnych počítačov, git repozitáre, node_modules

Desaťtisíce malých súborov alebo jeden obrovský, ktorý sa mení pri každom spustení. Zjedia vám kvótu aj výkon. Toto nie je zákaz Microsoftu, len skúsenosť.

Priečinky vytvorené ako odkaz na iné miesto (junction, symlink)

OneDrive ich neochráni a preskočí. Typicky prekvapí vývojárov a tých, čo si presúvali priečinky „aby to bolo na inom disku“.

Ten istý súbor upravený offline na dvoch počítačoch. Súčasná práca viacerých ľudí v jednom .docx, .xlsx či .pptx je v poriadku, na to je OneDrive stavaný. Problém nastane, keď je jeden z počítačov offline alebo ide o formát, ktorý zlučovanie nevie. Ak teda upravíte súbor v robote a doma, kým sa to nesynchronizovalo, OneDrive nič nezahodí – vyrobí súbor s prívlastkom typu meno-DESKTOP-XY.docx. Nezmazávajte ho hneď, najprv sa pozrite, čo je v ktorom. Predchádza sa tomu tak, že pred vypnutím počítača počkáte, kým obláčik prestane mať šípky.

Čo sa stane s dátami, keď na UNIZA skončíte

Toto sa väčšinou zistí až v deň, keď je to už problém. Systém funguje takto:

• Odobranie licencie samo o sebe nič nemaže. Keď vám prestane platiť Microsoft 365, dáta tým nezmiznú – mazanie spúšťa až zrušenie samotného konta.
• Keď sa konto zruší, OneDrive sa štandardne drží ešte 30 dní a prístup k nemu dostane nadriadený alebo určený zástupca. Tú lehotu si univerzita môže nastaviť aj dlhšiu – rádovo až na roky. Potom putuje na 93 dní do koša správcu a odtiaľ už von nič nechodí.
• Nové Microsoftovské pravidlá o postupnom zamykaní nelicencovaných kont (po 60 dňoch len na čítanie, po roku zmazané) sa na školy zatiaľ nevzťahujú. Zatiaľ.

Praktický záver: nedomýšľajte si lehoty, stiahnite si to dopredu. Presné čísla pre UNIZA vie potvrdiť len Centrum IKT a menia sa. Mesiac pred koncom štúdia či zamestnania si dáta stiahnite, aj keby vám niekto tvrdil, že tam ostanú.

Ako na to, kým konto ešte funguje:

1. Vo webovom OneDrive označte všetko a dajte Stiahnuť – príde vám to ako ZIP. Po častiach, ZIP má svoje hranice.
2. Alebo v Prieskumníkovi dajte celému priečinku „Vždy ponechať v tomto zariadení“, počkajte, kým sa všetko stiahne, a skopírujte to na externý disk. Toto je istejšie.
3. Nezabudnite na to, čo nie je vo vašom OneDrive: knižnice tímov v Teams, SharePointové stránky katedry, zdieľané priečinky kolegov. Tie s vaším kontom nezmiznú, ale prístup k nim áno.
4. Skontrolujte, čo máte zdieľané smerom von. Po zrušení konta prestanú fungovať odkazy, ktoré ste dali študentom aj spoluautorom.

Ako ho vypnúť alebo odinštalovať

Nemusí sa vám to hodiť a to je legitímne. Možnosti sú od najmiernejšej po najtvrdšiu:

• Vybrať, ktoré priečinky sa majú synchronizovať – keď chcete OneDrive, len nie celý.
• Vypnúť zálohovanie Plochy, Dokumentov a Obrázkov – keď vás ruší, že sa vám presunuli priečinky.
• Odstrániť konto z OneDrivu – prestane synchronizovať, súbory v cloude ostanú.
• Vypnúť, zakázať alebo odinštalovať OneDrive – úplný koniec.

Pred odinštalovaním si overte, čo z vašich súborov je len v cloude (modrý obláčik). Tie v počítači nie sú a po odpojení konta k nim z Prieskumníka nepristúpite. Najprv si ich stiahnite.

Keď to prestane fungovať

Prvá pomoc pri „obláčik je červený“ alebo „nesynchronizuje a nevie prečo“: reset OneDrivu. Znie to hrozivo, ale nemaže súbory – len zabudne, čo si o nich myslel, a zosynchronizuje sa odznova. Rieši to prekvapivo veľa prípadov. Ak ani to nie, píšte na Centrum IKT, prístupové práva a nastavenia tenantu ja nastaviť neviem.